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怎样选择适合自己企业邮箱
发布时间:2017-08-24 16:14

 

怎样选择适合自己的企业邮箱?

随着企业自身的发展,无论是企业内部,还是对外交流,企业邮箱扮演的角色越来越重要;尤其是对外的商务合作上,代表着最基本的商务礼仪;如果使用私人邮箱难免会成为人的笑柄。

 

但是这就给企业的采购部门出了一个难题,各种邮箱咋看上去大同小异,在这些眼花缭乱的邮箱中怎么选择最适合自己的呢?

 

强比科技为大家提供了一份邮箱的评测体系,可以参考:

 

评测体系

 

 

企业邮箱的主要作用是宣传企业形象,品牌,并且帮助用户安全,并且高效的收发邮件。

 

基于这一原则,我们考虑邮箱的时候思路就可以非常清楚了:

 

一是要考虑企业邮箱的功能性如何?

 

二是考虑企业邮箱的易用性如何?

 

三是考虑企业邮箱的安全性如何?


基本上,基于这三个方面,我们大体上就可以知道我们选择哪一个邮箱了。


接下来就为您详细分解每一个具体的评测指标。

 

 

这或许是有史以来,最有用的企业邮箱采购分享了。

 

 

功能性

 

说到功能性,企业邮箱作为邮箱,最基本的功能就是收发邮件。


那么我们可以考虑三个方面:


一是企业邮箱的基础参数;


二是企业邮箱收发邮件的接受率和送达率;


三是企业邮箱的反垃圾能力。

 

 

(一)基础参数

 

企业邮箱的基础参数包括价格信息、邮箱容量、附件大小以及网盘大小。


企业邮箱在价格方面一般都是按年收费,相差不大,有的可能差一两百块钱,但是平均到一年,再平均到每一个人时,几乎可以忽略不计,所以价格不应成为你选择企业邮箱的干扰。


至于邮箱容量,国内网易为首的一些企业邮箱厂商已经提升至无限容量;附件和网盘大小也都是根据版本的不同有所差别或者定制。


所以,基础参数这一条很难对比出什么,不过我们往下看。

 

(二)送达率


这是企业邮箱的功能性中最重要的一点。


和这一条相比,上面的参数那一条就显得有些苍白。参数再高,如果邮件总是发不出去,或者发出去被退回来,那参数就没有什么意义了;徒有其表,成语“金絮其外,败絮其中”就是说的这种情况吧。

 

其实决定邮件送达率的主要指标有两个:

 

一个是服务器的多少


就是这个邮箱服务商他在全球一共部署了多少服务器,尤其是海外部署了多少服务器,特别是对于一些外贸企业来说,基本这一条就可以决定他们采购什么企业邮箱了。

 

第二个是就是IP的质量


企业邮箱服务商提供的IP质量或者说IP的信誉在很大程度上影响邮件的送达率;向同一封邮箱发同一封邮件,有的能发送成功,有的却不能,除了服务器的因素,还有就是携带这个邮件的IP是否被各种网关标记为垃圾IP,是否就直接判定了你的这个邮件是否为垃圾邮件。

 

简单的说,你的企业邮箱提供商能否提供优质的IP资源,甚至是独立的IP?

 

(三)反垃圾

 

这一点,因人而异,不同的企业对于反垃圾的要求不同。


比如有的企业想要尽量避免垃圾邮件骚扰,而有的企业则不想错过任何一个商务邮件。


所以,对于这些企业来说,邮箱提供的反垃圾模式选择很重要。


一般而言主流的模式有以下几种:

宽松(所有的来信均不视为垃圾邮件);

低级(除了黑名单之外都视为正常邮件);

中级(根据系统的反垃圾规则自动进行判断);

高级(仅收取来自于白名单和联系人的邮件)。

企业应结合自己的实际需要选择最适合自己的模式。

 

易用性

 

企业邮箱的易用性也是非常重要的一个方面。


企业邮箱不是专门给IT部门用的,所以你的企业邮箱功能再强大,送达率再高,但是不学上个三五年,休想会用!那就没有任何意义了。

 

企业邮箱的易用性主要考察两点:


一个是企业邮箱的移动化能力


换句话来说就是用户能不能够随时随地操作邮箱;这个应该很好理解,PC时代已经成为过去式,越来越多的工作重任将逐渐转移到移动端来完成,所以,企业邮箱的移动化能力如何非常重要。


另一个就是企业邮箱的自动化能力


可设置一些琐碎的操作由系统自动解决,让用户能够用最少的操作轻松收发日常邮件。比如一些自动收发回复等操作。

 

 

(一)移动化

 

企业邮箱的移动化能力主要由三个因素决定:


1.是否提供了官方的移动端App; 

2.能接入哪些办公应用(比如常用的易信等);

3.是否能开通短信提醒来信,可以让用户在外出时及时知道有来信。

 

(二)自动化


自动化分为两点,收信自动化和发信自动化。


收信自动化:


主要由其收信规则设置决定。

具体来说,用户可以根据来信的各项属性(发件人域名、来信大小、时间等)决定这些信件最后归于何处(比如某个文件夹或者直接删除)。


设置好收信规则之后,企业的来信就可以做到自动分类和处理。在这一点上主要考察的是可设置的项目数量,一般来说数量越多,用户就能更加精准地设置适合自己的收信规则。

 

发信自动化:


在发信时企业可以使用定时发送功能,到达设定时间信件会自动发送给对方。


各个企业邮箱在这项功能上的主要区别在于可设时间精度的不同。

 

安全性

 

邮箱的安全性绝对是重中之重,如果这一点不能保证,那以上的所有功能都是纸老虎。

 

你的邮箱送达率很高,也很易用,傻瓜式操作;但是就是发一封被人家拦截一封,发一封被人家篡改一封,隔几天账号被盗一次,隔几天收到几个打款的变更通知……

 

如果是这样的企业邮箱,你会用,你能用,但是你敢用吗?里面的信息你敢信吗?


虽说目前各主流企业邮箱均采用SSL加密传输方式,为企业提供高安全级别的云服务平台。但这只是在第一道入口加以防范,企业的资料和通信安全还需要考察以下几点:

 

 

(一)管理员端

 

邮件审批:


员工所发的邮件在涉及敏感词汇或内容时,邮件会在发送前先转发给监控人,由监控人对邮件进行监控审核。审核通过后收件人才能收到邮件,这样可以有效避免内容不当的信件被投递到客户手上。

 

邮件备份:


管理员可将员工邮箱的全部收信和发信复制到指定管理人邮箱,这样一是备份重要邮件,以防资料误删和丢失等情况;其次也可以让企业管理者监管员工的通信内容,提高公司内部的信息安全。

 

IP登陆限制:


管理员可以设置本公司外的IP无法登录邮箱,避免公司外部人员盗用信箱。

 

(二)员工端

 

误删恢复:


员工不小心删除邮件后,可以通过该功能找回,但是一般有时间限制。

 

邮件撤回:


员工不小心把公司机密或者不当内容发送给错误收信人后,不仅能靠管理员审批邮件来阻止,也能使用邮件撤回功能。但需要注意的是,邮箱的撤回功能会有一些局限性,并不能撤回所有信件——因为共用服务器等原因,所以各邮箱一般只支持撤回发往同品牌邮箱的信件。

 

文件加密:


给邮箱的重要文件夹或者网盘加锁,提供二次保护。


对于安全性这一点,需要额外提出的就是网易了,是国内唯一一家获得信息安全领域EAL3+证书的,是国内的最高水平。

 如果你非常看重安全性,那么你几乎就不用考虑其他家了。

 

你的企业是什么情况?


觉得选企业邮箱为难不知从何入手?


可以联系我们。