当前位置主页 > 邮箱品牌 > 腾讯企业邮箱 >
SaaS服务体验之尚易企业邮箱应用评测
发布时间:2011-06-13 15:10

一、尚易企业邮局的技术优势

  说道尚易企业邮局,就一定要谈其技术架构。与其它企业邮局不同,尚易企业邮箱产品的是其自主开发的、拥有知识产权的CoremailTx 邮件系统。这个邮件系统不仅它自己在使用,网易、中国移动等多家运营商,其邮局也用的是尚易的产品。为此其可靠性就有很大的保障。

  据笔者的了解,Coremail XT是在原Coremai l3.0的基础上对系统进行了优化组合,使其能够同时在一个大型企业、运营商或者中小企业都能得到广泛高质量应用的邮件系统。良好的系统设计能够提升邮件系统的整体性能与安全系数。

  为此从后台架构上来说,尚易企业邮局具有比较大的优势。当这个邮件系统升级时,尚易的邮件用户肯定能够最先得到相关的收益。

  二、对关键内容实施监控,防止信息泄露

  企业现在对信息的价值已经越来越看重。而且现在企业用户通过邮件来传递信息也越来越普遍。用户有意无意会将一些对企业比较有价值的信息泄露出去。为此企业希望有一种行之有效的方法能够对邮件进行监控。在传统的操作中,也可以实现一定程度的监控。如通过邮箱设置,可以将所有的邮件都转发一份副本到一个固定的邮箱中。然后对这个邮箱中的邮件进行抽查,以判断是否有违规的邮件。不过由于用户邮件数量比较多,此时往往只能够通过抽查的方式。这种传统的监控策略,不仅工作量巨大,而且难免会存在一些漏网之鱼。所以企业在选择企业邮局时,也会将邮件的监控策略考虑在内。

 


 

  尚易企业邮箱为满足企业用户在安全方面的要求,也涉及了一套比较有效的邮件监控功能。简单的说,企业邮箱管理员可以根据企业的实际情况来进行设置。如管理员可以直接在后台界面中根据需求来设置监控的邮箱、被监控的邮箱。甚至可以根据被监控邮件的主题、内容或者附件等各中条件,来设置监控策略。如用户发送邮件时带有CAD图纸,那么就自动将其转发到监控邮箱中。一旦监控策略设置完毕,只要符合特定条件的邮件,在收发过程中都可以直接复制一份进入到监控邮箱中。即使用户通过的是客户端软件来进行收发邮件,这个策略也同样有效。如此的话,就可以实现信息传递过程的跟踪记录。

  这种监控策略虽然能够起到一定的效果,但是笔者认为仍然还有一定的改进空间。因为这还只是事后的监控,而缺乏事先的处理。毕竟违规邮件发出去了,对于企业来说,损失已经造成。再怎么处罚员工,企业的损失也可能已经无法挽回。笔者认为尚易在这方面还可以进一步进行优化。如可以设置某些用户根本无法发送带有CAD图纸的邮箱。当监控到这种违规情况时,就自动拦截这封邮件,不允许其发出去。同时将邮件的副本转发到监控邮箱,并且可以通过手机短信等方式来告知管理员。如此的话,才能够实现事先的监控。

  三、邮件审核,提高企业的形象

  在信息化办公普及的情况下,邮件已经不再是单纯的邮件系统,往往带有一些办公自动化的性质。如现在销售经理让销售员给一家客户进行报价。出于企业形象的考虑,销售经理一般要求销售员在报价之前,先要经过其审核才行。在传统的操作中,销售人员需要先将报价的邮件发送给销售经理。销售经理认可之后再回复邮件给销售员,然后销售员在发送给客户。这中间就多了很多环节,会影响工作效率。而且销售经理还不能够保证,业务员发送给客户的邮件,是否有改动过。笔者就遇到过这样的客户。他们要求在邮件系统中多一道审批功能。当销售人员发送给客户的邮件时,需要先经过其审核。审核通过后,才会自动向外发送给客户。

  如果要实现这种需求,尚易企业邮局能够实现吗?经过笔者的测试,在最新版的尚易企业邮局中增加了邮件审核功能。简单的说,企业邮箱管理人员可以根据需求对整个部门、个人、带有特定主题、信头,甚至带有特定附件名称的邮件收发设置审核策略。如现在企业中对客户报价采用企业特定的Word文档。这份Word文档的命名规则是“**客户**系列产品报价资料”。系统一旦发现附件的名字中带有“报价”两个字,就会自动触发审核流程。

  在尚易企业邮箱中,还可以对发往某一地址的所有邮件进行审核等等。利用邮件审核功能,重要的商务信件无需再单独起草让领导审批,与之相关的商务信件在点击发送后,会自动进入正规的审核流程,领导审核只需轻轻点击“审核通过”,邮件便自动发送到收件人信箱。邮件审核功能的推出将替代企业传统审核流程,极大提高人员工作效率。

  不过这里笔者又要多说一句。笔者认为,尚易在这里应该还可以做得再完善一点。如可以将工作流的内容也放入到邮箱系统中。现在工作流的设计也已经比较成熟。可以借鉴一下现成的工作流模块,将相关内容跟企业的邮箱系统集成。通过工作流来审核邮件,对于用户来说,操作起来会更加的方便与直观。

  四、邮件召回,给用户一颗后悔药

  在实际工作中,我们经常会遇到这种情况。邮件发出去了,我们才觉得有东西忘记写了,或者内容写错了,甚至发错了的情况。此时用户只能够再重新发一封邮件说明一下。这增加工作量不说,重要的是会影响用户的威信。如果是给客户的话,还会给企业的形象带来负面的影响。如果遇到这种情况,在对方还没有阅读邮件之前,能够有一个召回的功能,无疑会比较受用户的欢迎。

  尚易的企业邮箱系统就有这方面的功能。尚易企业邮箱,提供具有独家编码、解码技术的邮件召回功能,同一个站点内已发送的未读邮件可轻松撤回。减少因为错误的邮件发送而导致的工作失误。简单的说,就是用户发送邮件之后,发现已发送的邮件有问题,只要对方还没有阅读,就可以召回。就算邮件已经到了对方的邮箱,只要其没有打开,就可以召回。而且对方不会知道邮件召回这个事情。邮件召回功能就好像给用户一颗后悔药,能够给用户带来很大的收益。

  不过其在设计时,笔者认为还有一个漏洞。如对于群发的邮件。当用户同时发送邮件给5个用户,其中两个用户阅读了这封邮件,还有3个用户没有阅读。此时如果用户召回了邮件,那么该如何处理?如果召回的话,不同用户之间的信息就会不对称,从而可能会导致更加恶劣的影响。对于这种情况,该如何处理,笔者认为还是有商榷的地方。