当前位置主页 > 行业快讯 >
有道云协作软件……让你的企业突破瓶颈
发布时间:2017-09-07 14:24

 

有道云协作,让你的企业突破瓶颈。

 

 随着企业的不断壮大,你的企业是否遇到下面的瓶颈?

 

企业的部门越来越多,员工也越来越多,但是碰到的首当其冲的一个问题是各个部门的协调越来越难,资料文件也越来越多,不同的方案,步骤散落在不同电脑的不同硬盘里的不同文件夹里,某个员工偶尔有事,可能就会拖慢整个部门甚至整个公司的工作进度。

 

然后你发觉整个公司看似在不断的壮大,而实际上是在不断的臃肿,你发现企业长出来的不是肌肉,而是脂肪。

 

你开始意识到危机,你知道这并不是一个好的现象……

有道云协作,让你的企业突破瓶颈。

 

你开始担心,你担心在这样下去,会暴露出越来越多的问题……

 

你意识到,必须做出改变了……

 

可是,这个改变从哪里做起呢?万事开头难啊……


 

 

有道云协作

 

 

你请教了不少高人,他们告诉你:

 

首先,你需要做好的是企业知识管理这件事情。

 

什么是企业知识管理?

 

知识管理其实是一种智力资本杠杆,如果运用得当,完全可以发挥四两拨千斤的效能,

 

享誉世界的福特汽车公司在1996年到1997年间成功地节约了超过3亿美元费用,而其中的2.4亿美元可直接归功于其采用的一套知识管理技术

 

目前是知识经济时代。


所以知识是企业最重要的战略性资源,知识管理则是企业在面临一种新的形式下作出的战略性反映,就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。

 

那么问题来了……

 

 

如何建立企业知识管理体系?


企业知识管理体系其实就是一个“生产者即消费者”的平台。

 

什么意思呢?

 

就是知识由你的团队自己产生,也由你定团队自己使用和分享,并在这个知识在你自己使用的过程中会不断的进行升值。

 

这个知识内容的生态质量也完全完全由团队自己来控制,价值的高低也取决于团队本身。


所以如果你们想要从中获得高价值的内容,就需要有人不断向其中输入高质量的内容。

 

所以,搭建的方式呢?

 

 

1. 选择一个合适的平台,在上面搭建好企业知识体系。

 

这是最简单的一步,但也是最不简单的一步。

 

为什么这么说呢?

 

说它简单是因为你的确只需要轻松的选择一个平台而已,说它不简单的原因,就是这个平台你未必会选择正确。

 

第二个原因就是我们常说的:善始者繁多,而克终者盖寡,你们后期需要有人专门去维护运营,长期的坚持下去,而坚持这件事,本身就是一件难于上青天的事。


 

2. 在企业内推广,培养员工使用习惯。


由于要将所有员工的工作聚合到同一个平台,所以在选择平台时就需要考虑使用难易程度。

 

你要时刻记得,这个平台是给全公司使用的,而不是给IT部门使用的,所以,你要保证,它的使用时极其简单的。

 

然后,你才能顺利的从公司内部推广,让员工更好,更快的适应这个软件平台,更顺利的运用到工作中来。

 

3. 规划资料存储规范,界定常用文档具体的书写规范。


没有规矩,不成方圆。

 

要想后续的工作的更快,更顺利,更协调,那么怎么使用这个平台,在这个平台上的各种资料,报告,调研,或者是周日报,都需要有一个规范的模板。

 

这样虽然一开始可能会觉得比较棘手,但是越往后,大家在看别人上传或者创建的内容时,越容易一目了然。

 

 

4. 显性知识与隐性知识的转化。


企业中除了写在书面记录下的文字、音频、视频等显性知识,还有很大一部分存储在各个成员头脑中的经验、直觉等隐性知识。

 

从某种程度上来说,隐性知识比显性知识更完善、更能创造价值,隐性知识的挖掘和利用能力,将成为个人和组织成功的关键。而隐性知识很容易随着人员变动、员工离职等流失,对企业来说是笔不小的损失。

 

因此,知识管理过程中应关注怎样把隐性知识显性化

 

换句话说,就是怎样把优秀人才的工作经验转化大家看得懂的文字或流程等等。

 

而,你要选择的协作软件,应该着重注意一下它是否有此方面的功能。

 

5. 对平台的管理及规则的完善。

 

规则方面,非常重要的一点是适度。在管理的过程中,除了强制性要求成员输出结果的“硬规定”,还应关注如何通过有效的激励制度让成员自发的在平台分享自己的经验总结。打通平台内容生产与学习运用,再反馈平台的过程,让平台处于动态平衡,才能让企业知识管理发挥最大的效用价值。

 

最后,前期制定的规则在实施中还会发现各种不完善的地方,需要随着时间积累不断改进优化。

 

如何挑选团队知识管理平台?


一个完整的团队知识管理体系,必然要借助团队知识管理平台,用以管理存放团队知识文档。好的平台能让搭建团队知识体系这件事变得更简单,从而达到事半功倍的效果。

 

这里可以给大家推荐了,推荐有道云协作这个平台

 

下面就以有道云协作为例,分析一下如果你选择这种平台的时候,应该考虑哪些方面:

 

 

一个好的知识管理平台应该做到以下几个方面:


 

01

 

安全有保障,服务稳定,存储空间足够大


 

企业文档的安全是首要考虑的因素,所以最好选择大厂提供的平台,而且要保证有足够大的存储空间。

 

一些小的机构可能说不准哪天资金链断裂就支撑不下去了,而一旦出现这样的情况,你的所有资料,文档,计划,方案,总结等等一切内容,都将一起付诸东流……

 

有道云协作隶属网易旗下一级有道事业部,采用先进安全的存储技术,后备力量雄厚,可以和企业版客户签订专属的保密协议,而且支持扩容服务。

 

 

 

02

 

多级目录,严格的权限管理


 

各个部门都会产生自己的文档,这就使得企业文档种类繁杂。


所以多级目录有利于资料的分类存放,严格的权限设置除了出于内部资料的保密,也有利于leader的管理。

 

 

有道云协作基于“组织-群-文件夹”的逻辑来管理企业文档。按部门、项目或者某一个临时活动在组织下拉人建群,基于群创建文件夹。而且有细分的成全角色及文件夹权限设置。

 

 

 

03

 

轻松查看,便捷分享


知识,只有分享,才能发挥出它的价值。

 

你发现了一个好玩,有趣的知识,那么发挥它最大价值的方式就是把它分享出去,让更多的人知道,这个过程,你并不会损失什么。

 

有道云协作支持内部成员内链分享,外部成员通过生成外链或扫描二维码分享,并且还可以设置分享密码及有效时间。

 

 

 

04

 

提供多人协同编辑,结合内容生产与管理


目前市面上的云笔记偏于内容生产创作,云网盘则偏于整体的管理。


这类软件的缺点就是将内容的“生产”与“管理”割裂了,中间的上传下载衔接,包括IM讨论工具的来回切换,增加了企业成本,也不利于对信息流转的追本溯源,知识的分享和运用效果难以评定。


 

有道云协作将企业知识生产与管理结合到一起,集内容创造、资料存储、讨论交流、学习共享为一体,形成知识闭环。破除信息孤岛,降低分享交流成本,极大提高企业运作效率。

 

需要注意的是,每一个流程单元都可能为其他流程而服务,但整个流程是一体化的,知识会随着流程的不断运转而不断发展,从而实现知识的渐进迭代。

 

 

 

 

05

 

完善的历史版本管理


文档的再编辑,可能是把原先的内容完善了,当然,也有可能是改砸了,毕竟,谁也不能保证,工作中不会出现一些小小的失误或者错误,出现这些错误失误怎么办?


当然是要用最有效的方式挽救,那么可能就需要把历史版本找回来。


有道云协作的文档版本管理解决方案带来了版本问题的彻底解放:


有道云协作保存了编辑过程中的任何版本(也可以是本地版本),提供随时还原的需要。


并且提供了更加人性化的基于内容差异的对比视图,清晰明了,有道云协作会记录所有的内容差异,每一个文字、标点符号、图形的变化都包含其中。

 

 

 

 

06

 

有内容搜索功能,快速提取所需资料


虽然文件归类是必须的一个功能,但是随着文档的增多,要想根据某个归类找到某个文档,也是着实要下一番功夫的。

 

所以,这种团队协作软件还必须必须要有的一个功能就是搜索功能。

 

 

有道云协作提供基于“群、文件格式、评论与回复、讨论、任务、成员”的搜索,快速定位。

 

此外还有标签、加星群、加星文件功能,让你快速查阅重要内容。