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企业高效办公的技巧
发布时间:2017-07-27 16:45

 企业怎样高效办公?企业高效办公的技巧有哪些?

效率,是很多企业都在追求的事情,尤其是对于一些刚刚创立的中小企业和竞争力大的互联网公司,一些中小企业由于资金有限,所以他们必须提高效率,不可能像某些国际那大公司那样,随心所遇的烧钱。而如今的难题是,越来越多的企业对自己的办公模式感到吃力,好像自己对于瞬息万变的市场反应总是滞后的,企业的运作成本一天比一天大。


如下图所示:在查找,反复下载,沟通,编辑,在发送,粘贴等浪费了许多的效率。看看下图中的情况,你对企业是不是也存在?

 

 

 

有道云协作

低效办公浪费大量宝贵时间

 

而自己的竞争对手,好像总是游刃有余,各个团队和各个部门,总是能够无缝的完美对接配合,你惊叹于他们是如何做到的,然后反观自己的企业,你心急如焚,但是又无可奈何。

 

不要急,那些高效的企业到底是如何运作的?我们一起来认识学习一下:

 

 

 

行政部门——跨部门协调

 

用协同表格进行会议室预定

 

不出意外,你的企业一定是这样的:

 

你的企业一定没有专门的会议室预定系统,谁用哪个会议室都很随便,如果张三恰好需要使用会议室,而A会议室恰好空着,那么张三就可以直接使用A会议室了。同理,B会议室,C会议室,D会议室等等也是如此。那么问题来了,如果客户此时来到公司,就可能会碰到辗转跑了几个会议室都会被占用,体验非常不好,只能随便看看哪个办公室空着就代替使用。

 

体验不好是次要的,更重要的是:长此以往,效率会大大的下降,相信你一定听说过1.01的365次方和0.99的365次方有什么区别,你甚至常常来拿他们激励员工,然而,此时,你自己却正在犯一个同样的错误。

 

而高效的企业是如何运作的呢?

 

他们拥有一个云协作系统,里面包含一个云协作系统表格。

 

不要小看这个云协作表格,这一个小小的表格就可以轻松的帮助你解决上文提到的会议室问题。

 

如下图:

 

每个会议室都可以制定一个表格,在表格里填写上每天的每个时间段都是谁会用会议室即可,简单明了,偶尔突发情况可以找行政部门的人员协调。

 

或许细分到每天,他们只会比你对企业节奏快一点点时间,但是你懂的,这就是那个1.01,而你就是那个0.99,365天以后,你们再也无法平等的对话了。

 

 

 

table表格安排预定会议室


@所有人,全员通知更轻松

 

不出意外,你的企业一定是这样的:

如果有什么紧急的事情通知全体员工时,你们一般会口头传达,或者微信群,邮件等等,但是有时候需要一些图片来协助将此事阐述清楚,而他们就都会带来不便。比如微信群只适合发零散的消息,你突然发一个长通知,并且中间还带图,并不适合,并且前面不小心打错的字,你也比较难修改。口头传达的弊端更是不必说。

有时候,同样的一个事情,你需要反反复复的确认好几遍。这下你的企业从0.99变成了0.98。

而你的竞争对手,那些高效的企业是怎么做的呢?

他们都使用有道云协作行政部在有道云协作建立了企业全员群,专门设置“全员通知文件夹”,所有通知内容都在此发出,并可以“@所有人”,保证通知没有遗漏。

有道云作为协同办公软件,完美的解决了以上所有工具的弊端。所以,你的竞争对手,在此刻由1.01变成了1.02。

 

编辑通知并@相关人员

编辑通知并@相关人员


协同编辑让信息收集汇总更便捷


不出意外,你的企业应该是这样的:

 

行政部门负责公司全体员工的吃喝拉撒,经常需要统计员工信息。比如工服预定、比如差旅信息、出游信息收集。而这些信息往往都是零散的,每位员工单独告诉行政专员,行政专员再进行汇总,效率非常低下。

 

那你的竞争对手,那些高效的企业是如何做的呢?

 

他们使用云协作协同编辑功能,所有员工可以同时填写自己的信息,全部都填写完成之后,立刻就是汇总表,根本不需要再有专人来汇总,非常的高效,节工,省时。

 

 

协作登记信息

协作登记信息


 

没错,这就是有道云,但是如果有道云协作仅仅是如此的话,那么也就不好意思拿出来说了。当然,还有更多的场景和应用,让你的办公更加高效:


比如,下面的这些场景……


人事部门——招聘管理

 

人事资料永久沉淀

 

人事部门建立专门的部门群组,在群组内有岗位需求库、简历库、招聘资料库、培训资料库等多个文件夹;还有一些电话沟通表,面试登记表,入职登记表、人员录用情况表等常用表格,这些文件夹和表格里都是人事部门常用的资料。


这些数据库是流动的,伴随着高频的新信息录入和旧材料改写。使用有道云协作一端编辑,各终端即刻同步更新,始终保持最新版本,而更厉害的是,在保持最新版本的同时,各个的历史版本还都留存着。任何人可以随时查阅,这简直就是一个人事部门专属的知识库。


如下图所示:


 

 

资料分门别类云端存储

资料分门别类云端存储


轻松管理招聘进度     


文件夹是人事部的资料库,可以很有效的帮助人事部门进行招聘工作的管理。

 

而常用表格是助理每天下班前都更新的表格,如下图,常用表格里包含人员录用表,入职登记表,面试等级表,电话沟通表等,可以让人事经理对招聘工作一目了然,也便于人事经理随时查看并告知用人部门招聘进度。

 

 

 

 在线同步管理人事资料库


高效筛选简历

求职邮件排山倒海而来,初步的筛选与整理必不可少。求职者并不一定都按照企业的要求投递简历,有的简历放在正文,有的放在附件,申请职位也时常有不清晰的情况。邮件一多,整理起来耗时耗力。

 

使用有道云协作来保存简历就简单的多了,可以按照部门、职位等维度来归档,管理起来非常方便。最常用的方法是分岗位来管理简历,技术岗、销售岗、产品岗等不同的岗位候选人用不同的文件夹管理,对应的招聘专员可高效筛选所需的人才。

 

 

 

轻松高效筛选简历

 

销售部门——客户管理

 

随时随地移动办公    


销售团队经常不在办公室,有道云协作扮演着移动办公平台的角色。销售订单进展都会在云协作中实时更新,再通过销售群组与团队协同合作。无论身处何处,只要在所有手机、平板上安装有道云协作客户端,就可以随时随地同步群内资料,通过移动端与同事进行协作了。


 

多终端同步移动办公

 

多终端同步移动办公

 

销售资料一览无余       

已经成单的客户信息和合同存档在协作群里,合同有专门的文件夹归档,客户信息和跟进情况都有统一的表格管理,销售经理可以第一时间了解各个客户的情况,对整个销售团队业绩进展有一个把控。

 

 

多终端同步移动办公

 

 

迅速查找调用销售资料

 

跨部门跟进售后反馈     

销售部门的工作不仅仅是把产品卖出去,更重要的是为用户提供贴心专业的售后服务。售后服务要求及时性、有效性,这就需要一个非常有效地反馈途径。

 

云协作的table表格可以支撑售后服务所需要的跨部门沟通,销售的同事会定期对客户进行电话、邮件回访,把回访的反馈放到协作群里的“用户反馈表”中,要求产品部、工程部、研发部的相关人员每天进行查看和处理。Table表格让销售人员、产品人员、工程人员、研发人员更顺畅的配合工作。

 

畅通协作及时掌握客户反馈

 

畅通协作及时掌握客户反馈



他们都在使用有道云协作


 

企业如何高效办公?有道云可完美的协助你解决这些事情。